Verplichte e-facturatie in België: wat verandert er voor zelfstandigen

Wie valt eronder

De verplichting geldt voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn (de “B2B”). Factureert u aan een andere Belgische onderneming, dan valt u eronder, als zelfstandige in eigen naam of als vennootschap.

Facturen aan particulieren vallen er niet onder. Voor sommige categorieën btw-plichtigen gelden bijzondere regels: laat uw situatie nakijken.

Wat een elektronische factuur is

Een elektronische factuur is geen pdf. Het is een gestructureerd bestand, leesbaar voor software, in het Europese Peppol BIS-formaat. Ze gaat via het Peppol-netwerk van het ene facturatieprogramma naar het andere, zonder langs een mailbox te passeren.

Concreet ontvangt uw klant ze rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware, met bedragen, btw en referenties al ingevuld.

Wat u moet doen

• Facturatie- of boekhoudsoftware gebruiken die via Peppol kan verzenden en ontvangen.
• U registreren op het Peppol-netwerk, meestal via die software, met uw ondernemingsnummer.
• Nagaan of uw zakelijke klanten bereikbaar zijn via Peppol: hun identificatie is in principe hun ondernemingsnummer.
• Uw verzonden en ontvangen facturen blijven bewaren gedurende de wettelijke termijn.

Wat er nog komt

Een tweede stap is aangekondigd voor 2028: e-reporting, het doorsturen van uw factuurgegevens naar de fiscus. Het is beter dat uw facturatie dan al op punt staat.

De goede kant

Zodra het circuit draait, komen inkomende facturen al ingevuld binnen: minder invoer, minder btw-fouten, en snellere betalingen omdat de factuur meteen op de juiste plek bij de klant terechtkomt.